关于做好2012年材料归档工作通知
信息来源: 校办公室 发布时间: 2013/4/23 9:33:34 浏览次数: 1166
    各科室:

    为做好文件材料归档工作,保证我校归档材料系统完整,根据《河南省农业经济学校档案立案归档制度》管理规定,现就2012年文件材料归档工作通知如下:

    一、文件材料归档范围

   根据《河南省农业经济学校各类档案归档范围》(见附件1),我校党群部门、行政各职能科室在管理工作及职能活动中形成的、有保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式、不同载体的文件材料均属归档范围。

    二、文件材料移交手续

    文件材料归档时,由归档部门填写移交清单(见附件2)一式二份,与归档材料一并向学校档案室移交;交接双方当面验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切。如果文件材料符合要求,交接双方则在移交清单上签字;如果不符合归档要求,移交人要在一星期内改正补交。如果不能按《河南省农业经济学校各类档案归档范围》的要求提交相关资料的,科室负责人要写出情况说明并签名确认。

    三、文件材料归档要求

    各科室要对照《河南省农业经济学校各类档案归档范围》,按照《河南省农业经济学校归档文件材料使用要求及书写规范》(见附件3)的要求,于2013年5月30日前将科室2012年应归档文件纸质文档移交档案室归档,同时将已形成的电子文档发送至档案室邮箱整理存档。

    档案室邮箱:hnsnjxdas@163.com


    附件1:河南省农业经济学校各类档案归档范围

    附件2:河南省农业经济学校归档材料移交清单

    附件3:河南省农业经济学校归档文件材料使用要求及书写规范



                                                                                                                 学校办公室

                                                                                                          二〇一三年四月二十三日

 



 

附件3:

河南省农业经济学校归档文件材料

使用要求及书写规范


一、文件材料使用要求

1.各类归档文件材料应符合国家规定,归档的纸质材料的质量应达到色泽洁白,质地平滑,柔韧性强,书写清晰的标准。

2.公文用纸幅面尺寸要统一规范,一般采用标准A4(210mm×297mm)或A3纸。

3.教学类(包括学籍表、成绩单)、科研类及其他类归档文件材料,使用的纸质材料请参照公文用纸的规格。

4.基建类图纸部分的纸质材料,按行业标准实行。

5.声像归档的载体材料较为复杂,录音带、录像带、磁盘、光盘、照片等归档时,应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象,并配有与声像材料相应的文字说明材料。照片归档时,底片(数码照片的电子文档)必须随之归档。

二、书写及字迹材料的要求

1.各类归档材料字迹要工整、清晰,不要书写错字、别字及不规范的简化字。

2.学校各级领导、各部门不论草拟公文,或是填写报表、签字批注,必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、“DA”圆珠笔(即档案专用圆珠笔),不得使用易褪色的铅笔、普通圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等。

3.各类归档文件材料使用计算机打印时,必须采用针式打印、激光打印,一般不使用色彩打印、喷墨打印。

4.不得已形成的色彩打印、复写的文件材料(如新生录取审批表等),归档时必须附有复印件,复印件须使用热定影的复印机复印。

5.凡须归档的传真电报和其他传真,送阅处理完毕,应复印后连同复印件一并归档。

6.重要的归档文件材料的公章用油印要使用印泥或原子印油,不得使用印油(印台油)。

7.凡归档的文件材料,在起稿、修改、签批时,留足左侧装订位置。

三、学校各科室负责人,应加强对文件材料的拟写、缮印、签批及整理归档工作的监督检查,对不符合上述要求的文件材料应退回改正后再归档。

 

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